Um Nutzern den Zugriff und die Arbeit mit einem Projekt zu erlauben, müssen Sie diese dem Projekt als Projektmitglieder zuweisen. Starten Sie die Benutzerverwaltung, indem Sie auf Datei klicken und Benutzerverwaltung vom Menü auswählen. Bitte beachten Sie, dass Sie die entsprechenden Rechte benötigen.
Die Seite der Benutzerverwaltung öffnet sich. Hier können Sie Ihre Projekte und Nutzer mit verschiedenen Rollen und Rechten in einer Matrix verwalten. Sie können neue Nutzer über einen Assistenten hinzufügen, Lizenzen zuweisen, neue Rollen unter Rollen verwalten und die Rechte in Unterordnern sehen. Außerdem haben Sie eine gute Übersicht, in welchen Projekten welcher Nutzer arbeitet.
Hinzufügen und Verwalten von Nutzern und Lizenzen - Ansicht "Benutzer"
Die Ansicht "Benutzer" in der Benutzerverwaltung erlaubt es Ihnen, Benutzer hinzuzufügen, Ihrem Kauf entsprechende Lizenzen zuzuweisen und Benutzer zu deaktivieren und zu löschen. Außerdem können Sie das Passwort eines Benutzers zurücksetzen.
Benutzer hinzufügen
Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Hinzufügen" in der Ribbon Bar oben im Fenster. Ein Benutzerdialog erlaubt es Ihnen, Benutzerdetails einzugeben, entsprechende Lizenzen zuzuweisen und einen Benutzer einem Projekt hinzuzufügen. Um Single Sign On / Verbindung zum Active Directory zu nutzen, sollten Sie Benutzer mit dem gleichen Benutzernamen oder der gleichen E-Mail-Adresse wie des Active Directory erstellen.
Einen bestimmten Nutzer finden
Um einen bestimmten Benutzer zu finden, können Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken (z.B. Benutzername) und "Suche einblenden" auswählen.
Einem Nutzer Lizenzen zuweisen
Auf der rechten Seite der "Benutzer" Ansicht können Sie alle Lizenzen, die sie gekauft haben sehen, Spalte für Spalte. Um eine neue Lizenz zuzuweisen, wählen Sie die Zelle des entsprechenden Benutzers und der entsprechenden Lizenz im Datengitter aus.
Im unteren Bereich des Bildschirms können Sie eine Zusammenfassung der bereits zugewiesenene Lizenzen und verfügbaren Lizenzen sehen. Deaktiviert mangels Lizenz bedeutet, dass vor einiger Zeit keine Lizenz verfügbar war. Die Benutzer werden beim Login automatisch reaktiviert, wenn genug Lizenzen verfügbar sind.
Zurücksetzen eines Benutzer-Passworts
Um ein Benutzerpasswort zurückzusetzen wählen Sie bitte den entsprechenden Benutzer aus und klicken auf der rechten Seite auf den Button "Passwort zurücksetzen". Wenn Sie nun auf "Speichern" klicken wird eine E-Mail mit dem neuen generierten Passwort an den Benutzer geschickt. Wichtig: Wenn Sie nicht auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" klicken, wird das Passwort nicht zurückgesetzt und es wird keine E-Mail an den Benutzer geschickt.
Einem Projekt Benutzer zuweisen - Ansicht "Berechtigungen im Projekt"
Um einen Benutzer einem Projekt zuzuweisen wählen Sie die entsprechende Zelle aus und wählen eine Rolle, die der Benutzer im Projekt innehält. Rollen können in der Ansicht "Rollen" definiert werden.
Setzen von individuellen Ordnerberechtigungen - Ansicht "Berechtigungen im Ordner"
Berechtigungen können für jeden Ordner konfiguriert werden. Zum Beispiel kann ein Benutzer nur Fehler im Ordner A ansehen, aber im Ordner B darf er Fehler bearbeiten und löschen. Die Ansicht "Berechtigungen im Ordner" erlaubt die Konfiguration dieser speziellen Rechte.
Um eine Ordnerberechtigung hinzuzufügen, wählen Sie den entsprechenden Ordner aus und klicken auf den blauen plus-Button mit dem Namen "Hinzufügen". Bitte beachten Sie: Rechte werden vererbt, daher können Berechtigungen für einen Unterordner nur im Hinblick auf den Parent-Ordner erweitert werden.
Definieren einer Rolle - Ansicht "Rollen"
In der Benutzerverwaltung können Sie individuelle Rollen definieren, die die Rechte Ihrer Benutzergruppe individuell einrichtet. Später kann die Rolle einem bestimmten Benutzer in einem bestimmten Projekt in der Ansicht "Projektberechtigungen" zugewiesen werden. Hier finden Sie die vordefinierten Rollen Project Administrator, Project User (Rm+Tm), Project User (Rm), Project User (Tm), Project User (View only) und Project Assignment. Die Rollen Project Administrator und Project Assignment können aufgrund interner Prozesse und der Verbindung zu externen Tools nicht geändert werden.
Sie können Rollen mit den folgenden Buttons erstellen, kopieren und löschen.
Die Auswahlbox mit dem Namen "Lizenz" erlaubt es, Berechtigungen hervorzuheben, die von der Lizenz gesetzt werden. Anschließend erlaubt "Berechtigungen aus Lizenz übernehmen", eine Rolle zu definieren, die auf der gegebenen Lizenz basiert. So können Sie analysieren, welche Berechtigungen zu welcher Lizenz passen.
